クエリで集計する基本の基本

投稿日:2017年9月18日 更新日:

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テーブルに蓄積したデータから傾向を読み取るには、集計が欠かせません。ここでは、クエリを使った集計の操作方法や考え方を説明します。

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グループ集計って何?

クエリには、特定のフィールドを「グループ化」してグループごとにデータを集計する「グループ集計」の機能があります。

ここでは、図1の[T_受注]テーブルで、担当者別に受注金額を集計するケースを考えてみましょう。[担当者]をグループ化すると、7件のレコードが「宮田」「五十嵐」「木下」の3つにグループ分けされ、グループごとに金額が集計されます。例えば、「宮田」さんの場合、3件のレコードの金額「500,000」と「800,000」と「200,000」が合計されます。

図1 グループ集計のイメージ(担当者別に受注金額を集計)。

クエリでグループ集計する手順

実際に、クエリでグループ集計をしてみましょう。まず、新規クエリに[T_受注]テーブルを追加して、グループ化の対象となる[担当者]フィールドと集計の対象となる[金額]フィールドを追加します(図2)。ここまでは、一般的なクエリの作成方法と同じです。続いて、[デザイン]タブの[集計]ボタンをクリックします。

図2
1)新規クエリに[T_受注]テーブルを追加する。
2)[担当者]フィールドと[金額]フィールドを追加する。
3)[デザイン]タブの[集計]ボタンをクリックする。

すると、クエリのデザイングリッドに新たに[集計]行が追加されるので、[担当者]フィールドで[グループ化]、[金額]フィールドで[合計]を選択します(図3)。

図3 [担当者]フィールドで[グループ化]、[金額]フィールドで[合計]を選択する。

このクエリを実行すると、図4のように担当者ごとにグループ集計が行われます。集計対象のフィールドでは、フィールド名が自動で「金額の合計」のような名称に変わります。

図4 担当者ごとに金額を集計できた。

集計対象のフィールドのフィールド名を自分で決めたい場合は、クエリのデザインビューで「合計金額: 金額」のように指定してください(図5)。

図5 フィールド名を「合計金額」に設定する。

メモ

集計を解除するには
クエリのデザインビューで、再度[デザイン]タブの[集計]ボタンをクリックすると、[集計]行が非表示になり、集計が解除されます。

いろいろな集計 (平均、カウント、最大、最小、先頭、最後)

[集計]行では、[合計]のほかにも[平均][カウント][最大][最小][先頭][最後]など、さまざまな集計方法を選択できます。データ分析の目的に応じて使い分けましょう。ここでは、担当者ごとに、

  • 合計金額…[金額]フィールドの[合計]
  • 受注回数…[受注ID]フィールドの[カウント]
  • 平均金額…[金額]フィールドの[平均]
  • 直近の納品日…[納品日]フィールドの[最大]
  • 直近の受注の納品日…[納品日]フィールドの[最後]
  • 入金済件数…[入金]フィールドの[カウント]

を求めます(図6図7)。[カウント][最大][最後]については、このあと詳しく説明します。

図6 フィールドと集計方法を設定する。

図7 集計できた。

[カウント]のポイントは対象フィールド

カウントを行うときは、カウント対象のフィールドを適切に選ぶ必要があります。図7のクエリでは、「受注回数」として[受注ID]フィールドを、「入金済件数」として[入金]フィールドをそれぞれカウントしました。

[受注ID]フィールドは主キーフィールドなので、必ずデータが入力されています。したがって、確実に取りこぼしなく受注データ数(レコード数)をカウントできます。一方、[入金]フィールドをカウントすると、未入力を無視して、入力されているデータだけを拾うことができます。

例えば、「宮田」さんの場合、受注回数は「3」、入金済件数は「2」とカウントされます(図8)。

図8 「宮田」さんの[受注ID]をカウントすると「3」、[入金]をカウントすると「2」になる。

[最大]と[最後]の違いに注意

集計方法に[最大]と[最後]がありますが、この2つを混同しないように注意しましょう(図9)。

  • [納品日]の[最大]…各担当者の納品日のうち、もっとも遅い納品日(直近の納品日)が求められる。「宮田」さんの場合は、「2017/8/10」。
  • [納品日]の[最後]…各担当者の最後のレコードの納品日(直近の受注案件の納品日)が求められる。「宮田」さんの場合は、「2017/8/8」。

図9 「宮田」さんの[納品日]の[最大]は「2017/8/10」、[納品日]の[最後]は「2017/8/8」。

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