［Access 2016/2013/2010/2007］
テーブルに蓄積したデータから傾向を読み取るには、集計が欠かせません。ここでは、クエリを使った集計の操作方法や考え方を説明します。
グループ集計って何？
クエリには、特定のフィールドを「グループ化」してグループごとにデータを集計する「グループ集計」の機能があります。
ここでは、［T_受注］テーブルをもとに（図1a）、担当者別に受注金額を集計するケースを考えてみましょう。［担当者］をグループ化すると、［T_受注］テーブルの7件のレコードが「宮田」「五十嵐」「木下」の3つにグループ分けされ、グループごとに金額が集計されます（図1b）。
図1a 担当者別グループ集計のイメージ。例えば、「宮田」さんの場合、3件のレコードの金額「500,000」「800,000」「200,000」が合計される。
図1b グループ集計クエリの実行結果。
クエリでグループ集計する手順
実際に、クエリでグループ集計をしてみましょう。まず、新規クエリに［T_受注］テーブルを追加して、グループ化の対象となる［担当者］フィールドと集計の対象となる［金額］フィールドを追加します（図2）。ここまでは、一般的なクエリの作成方法と同じです。続いて、［デザイン］タブの［集計］ボタンをクリックします。
図2
（1）新規クエリに［T_受注］テーブルを追加する。
（2）［担当者］フィールドと［金額］フィールドを追加する。
（3）［デザイン］タブの［集計］ボタンをクリックする。
すると、クエリのデザイングリッドに新たに［集計］行が追加されるので、［担当者］フィールドで［グループ化］、［金額］フィールドで［合計］を選択します（図3）。
図3 ［担当者］フィールドで［グループ化］、［金額］フィールドで［合計］を選択する。
このクエリを実行すると、図4のように担当者ごとにグループ集計が行われます。集計対象のフィールドでは、フィールド名が自動で「金額の合計」のような名称に変わります。
図4 担当者ごとに金額を集計できた。
集計対象のフィールドのフィールド名を自分で決めたい場合は、クエリのデザインビューで「合計金額: 金額」のように指定してください（図5）。
図5 フィールド名を「合計金額」に設定する。
メモ
いろいろな集計 （平均、カウント、最大、最小、先頭、最後）
［集計］行では、［合計］のほかにも［平均］［カウント］［最大］［最小］［先頭］［最後］など、さまざまな集計方法を選択できます。データ分析の目的に応じて使い分けましょう。
図6、図7では、担当者ごとに、
- 合計金額…［金額］フィールドの［合計］
- 受注回数…［受注ID］フィールドの［カウント］
- 平均金額…［金額］フィールドの［平均］
- 直近の納品日…［納品日］フィールドの［最大］
- 直近の受注の納品日…［納品日］フィールドの［最後］
- 入金済件数…［入金］フィールドの［カウント］
を求めています。［カウント］［最大］［最後］については、このあと詳しく説明します。
図6 フィールドと集計方法を設定する。
図7 集計できた。
［カウント］のポイントは対象フィールド
カウントを行うときは、カウント対象のフィールドを適切に選ぶ必要があります。
・「受注回数」を知りたい
→ 確実に取りこぼしなく受注データ数（レコード数）をカウントするために、必ずデータが入力されている主キーの［受注ID］フィールドを選ぶ。
・「入金済み」の件数を知りたい
→ 未入力を無視して、「済」が入力されているデータだけをカウントするために、［入金］フィールドを選ぶ。
例えば、「宮田」さんの場合、受注回数は「3」、入金済件数は「2」とカウントされます（図8）。
図8 「宮田」さんの［受注ID］をカウントすると「3」、［入金］をカウントすると「2」になる。
［最大］と［最後］の違いに注意
集計方法に［最大］と［最後］がありますが、この2つを混同しないように注意しましょう（図9）。
- ［納品日］の［最大］…各担当者の納品日のうち、もっとも遅い納品日（直近の納品日）が求められる。「宮田」さんの場合は、「2017/8/10」。
- ［納品日］の［最後］…各担当者の最後のレコードの納品日（直近の受注案件の納品日）が求められる。「宮田」さんの場合は、「2017/8/8」。
図9 「宮田」さんの［納品日］の［最大］は「2017/8/10」、［納品日］の［最後］は「2017/8/8」。