月別、年別、四半期別などで集計する

［Access 2016/2013/2010/2007］

月や年、四半期など、一定の期間でグループ化して集計したいことがあります。この記事では、図1の［Q_受注明細］クエリのレコードを、月ごとにグループ化して集計する手順を例に集計方法を説明します。

図1a　［Q_受注明細］クエリに、2016年4月～2018年3月の売上データがまとめられている。ここでは、［受注日］フィールドの月ごとに［金額］を合計して…（→図1b）。

図1b　このような集計表を作りたい。

なお、クエリでの集計や抽出について、詳しくは「【初心者向け】クエリで集計する基本の基本」「【初心者向け】集計クエリでの抽出の基本」を参照してください。

「年月」でグループ化して集計する

「年月」でグループ化して集計を行うには、［受注日］フィールドから「年月」を取り出す必要があります。

Accessでは日付から年や月を取り出すための関数が豊富にありますが、中でもFormat関数（構文1、正式な構文はFormat関数のページを参照）は万能選手です。引数［書式］の設定次第で、日付からさまざまな情報を取り出せます。

構文1　データに書式を設定して返す
Format(データ, 書式)

日付から「2016年01月」の形式で年月を取り出すには、Format関数の引数［書式］に「"yyyy¥年mm¥月"」を指定します（式1）。「¥」は、次に入力された文字をそのまま表示するための記号です。クエリで「"yyyy年mm月"」と入力すると、自動的に「¥」が補われます。

式1　［受注日］フィールドから「年月」を取り出す
受注月: Format([受注日],"yyyy¥年mm¥月")

新規クエリに［集計］行を表示し、［受注月］フィールドで［グループ化］、［金額］フィールドで［合計］を指定すると（図2）、年月ごとに金額を集計できます（図3）。

図2
（1）新規クエリで［データ］タブの［集計］ボタンをクリックして［集計］行を表示しておく。
（2）［フィールド］欄に式1を入力して、［グループ化］［昇順］を選択する。
（3）［フィールド］欄に「合計金額: 金額」と入力して［合計］を選択する。

図3　「年月」ごとに集計できた。

なお、今回、［受注日］から「月」のほかに「年」も取り出したのは、［受注日］フィールドに複数年にわたる日付が入力されているからです。「月」だけでグループ化すると、異なる年の同じ月が1つのグループにまとめられてしまうので注意してください。

「年」「四半期」「月」の取り出し方

「年」「四半期」「月」などでグループ化するときに役立つ関数式を紹介します。結果が文字列になるか数値になるかは、次項で解説する並べ替えに影響します。

■年（［日付］は「1991/04/03」とする）

■四半期（［日付］は「1991/04/03」とする）

※　四半期を求める考え方については「日付が第何四半期にあたるかを調べるには」を参照してください。

■月（［日付］は「1991/04/03」とする）

並べ替えについての補足

並べ替えについて補足しておきます。文字列の月を昇順に並べる場合、図2でやったように月を2桁にしておくと正しい順序で並びます。

○　01月、02月、03月、04月、……、11月、12月

「月」を1桁にして「1月」～「12月」を昇順に並べ替える場合は、

×　10月、11月、12月、1月、……、8月、9月

となり、正しい順序になりません。文字列の月を並べるときは、注意してください。

ちなみに、Year関数やMonth関数の戻り値は数値データなので、図4、図5のように数値だけを取り出して並べ替える場合は、「月」を2桁にしなくても正しい順序になります。

図4　Year関数で「年」、Month関数で「月」を取り出して、グループ化し、昇順で並べ替える。

図5　「年」「月」フィールドは数値なので、きちんと昇順に並ぶ。

関連記事

• 【初心者向け】クエリで集計する基本の基本
• 【初心者向け】集計クエリでの抽出の基本