［Access 2016/2013/2010/2007］
「○年○月○日～○年○月○日」などと期間を限定してデータを取り出し、集計したいことがあります。ここでは、データを抽出して集計する方法を解説します。また、「集計データの抽出」と「抽出データの集計」の違いについても説明します。なお、クエリでの集計の手順については、「【初心者向け】クエリで集計する基本の基本」を参照してください。
指定した期間のデータを集計するには
ここでは、図1の［T_受注］テーブルから、2017年9月の金額データだけを担当者別に集計します。
図1 2017年9月のデータを集計したい。
まずは、［担当者］フィールドをグループ化して［金額］フィールドを合計する集計クエリを作成します（図2）。この時点では抽出条件を指定していないので、全レコードが集計されます。
図2 ［担当者］フィールドで［グループ化］、［金額］フィールドで［合計］を指定して、担当者ごとに金額を集計するクエリを作成する。
集計クエリで抽出条件を指定するには、抽出対象のフィールドの［集計］欄で［Where条件］を指定します。［Where条件］を指定したフィールドは、データシートビューには一切表示されない、条件設定専用のフィールドになります。2017年9月のデータを集計するには、［Where条件］を指定したフィールドの［抽出条件］欄に「Between #2017/09/01# And #2017/09/30#」を入力します（図3）。
図3
（1）［受注日］フィールドを追加する。
（2）［集計］欄で［Where条件］を選択する。
（3）［表示］のチェックが自動で外れる。
（4）「Between #2017/09/01# And #2017/09/30#」を入力する。
このクエリを実行すると、2017年9月のデータだけを集計できます。
図4 2017年9月のデータを集計できた。
「集計データの抽出」と「抽出データの集計」の違い
集計クエリで抽出条件を設定するときは、データを集計してから抽出を行うのか、データを抽出してから集計を行うのか、きちんと意識しないと思わぬ結果になることがあります。
下図の（A）のクエリと（B）のクエリの違いがわかるでしょうか？
図5 [合計]のフィールドに抽出条件を入力。
図6 [Where条件]のフィールドに抽出条件を入力。
（A）データを集計してから抽出する
（A)のクエリでは、データの集計結果から抽出が行われます。全レコードを集計した結果から、［合計金額］が「1,000,000以上」であるレコードが抽出されます。図7の右側のデータシートが、（A）のクエリの実行結果です。
図7 （A）のクエリを実行すると、全レコードを集計した結果（左図）から、「1,000,000以上」のレコードが抽出される（右図）。
（B）データを抽出してから集計する
（B）のクエリでは、データの抽出結果から集計が行われます。テーブルから［金額］が「1,000,000以上のレコードが抽出され、抽出されたレコードが集計されます。図8の右側のデータシートが、（B）のクエリの実行結果です。
図8 （B）のクエリを実行すると、テーブルから「1,000,000以上」のレコードが抽出され（左図）、抽出されたデータが集計される（右図）。